Diaari eli diaario
- Saapuneiden ja lähteneiden asiakirjojen luettelo virastossa
- Luettelot merkitään aikajärjestykseen
- Diaari on sidottu kirja, kortisto tai atk-järjestelmä
- Asiakirjalle merkitään oma diaarinumero, saapumispäivä, lähettäjän nimi ja lähettäjän asiakirjamerkinnät
- Lisäksi kirjataan kaikki välitoimet = kirjeenvaihto, välipäätökset, lopullinen toimi tai päätös, virasto voi tehdä omista aloitteista vastaavat merkinnät
- Diaarinumero merkitään kaikkiin asiaa koskeviin asiakirjoihin
- Diaarimerkintä on yleensä julkinen
- Viraston arkistointia hoitavat henkilöt tarvitsevat
